传统文书从模板到 PDF 的完整流程

开始前准备

这篇适合第一次使用、需要了解电脑与手机如何配合的人员。已有模板包时，可从手机安装开始。

• 一台符合下载页系统要求的 Android 手机。注册并确认邮箱后登录，在“我的 → 账号与授权”开始试用或购买使用期限。
• 一个来源可靠的 .swsp 模板包。APP 不预装业务模板。
• 自行制作时，另准备 Windows 10 / 11 的 64 位电脑和传统文书模板编辑器。
• 新版两端软件已内置传统文书手写字体和 Aa美人篆（简繁）。使用其他字体时，需准备字体文件和使用许可，在手机另行导入。

业务资料保存在本机。账号登录和每次生成文书前需要联网校验授权。试用及购买条件见服务条款。

1. 准备并安装模板

模板决定固定正文和页面样式。模板包是把整套模板保存成的一个文件，后缀为 .swsp；安装一次后，可以反复用于不同订单。

已有模板包

把文件传到手机，在 APP“模板 → 模板库 → 安装模板包”中选择它。核对模板名称、编号、页面和字体提示后安装，并打开模板详情检查预览与启用状态。缺字体时，到“模板 → 字体”导入。

没有模板包

1. 在 Windows 编辑器“文件 → 新建模板包”中填写名称。
2. 在右侧“信息”中设置每次需要填写的内容，例如姓名、住址。输入固定正文后，用右侧“信息”标签把对应内容放到页面上。每套模板有一个正文页，还可添加附页或物品清单页。
3. 在“模板包设置 → 检查模板包”修正错误，核对所用字体，再通过“文件 → 保存模板包”保存。
4. 把保存的 .swsp 文件交给手机；如使用内置字体以外的字体，还需提供已获许可的字体文件，再按上面的安装步骤操作。

详细版式操作见Windows 横排、竖排模板制作；传文件与更新的方法见模板包安装和更新。

2. 填写一笔演示订单

这里的“订单”是一次文书制作的记录，保存客户、本次日期和填写的资料。它不是购买月卡、年卡的付款订单。

1. 在“资料 → 客户名录”添加下单客户的资料。本教程使用“演示客户甲”。
2. 进入“订单”，点击右上“新建”，填写订单名称，选择客户，再选择已启用的模板。
3. 查看模板小预览，确认版式。选择使用日期，逐项填写姓名等内容；如果同一组内容需要填写多人或多条记录，就在信息组中逐条添加。补齐必填内容后保存。
4. 如果模板包含物品清单，在订单详情中编辑物品并保存。使用信息组时，逐条检查资料。

具体要填哪些内容，由所选模板决定。模板预览中的“姓名”等信息名称标出资料的位置；生成文书时，软件会把它换成这笔订单的实际内容。

3. 核对、生成与交付

1. 订单保存后，在详情左下点击“分享资料 → 分享核对信息”。这一步无需先生成正式文书，也不会改变订单阶段。
2. 请客户检查清单中的文号、日期、具体信息和物品。发现错误时先修改订单，再分享新的核对清单。
3. 核对无误后点击“生成文书”。APP 在线校验授权，在本机生成 PDF；生成成功后订单进入待签章。
4. 点击“分享资料 → 分享文书”，在系统分享面板选择接收应用，或保存到自己能找到的位置。正式交付前打开 PDF，检查字体、分页和内容。
5. 打印并完成签章后点击“确认签章”，实际使用后点击“标记已使用”。

共用账号不会自动同步客户、订单、模板和 PDF。建议定期使用“我的 → 备份与恢复”；备份不包含可重新生成的文书文件，重要成品另行保存。详见备份与恢复帮助。

常见问题

只用手机可以吗？

已有可用模板包时，可以在手机安装后办理日常订单；设计或修改版式要用 Windows 编辑器。

同一个模板可以重复填写吗？

可以。每笔订单单独保存资料。复用历史订单时，先查看来源内容，带入后逐项核对本次资料；使用日期需要单独选择。

生成后发现内容有错怎么办？

在订单右上“操作”中退回待生成，再修改并重新生成。退回会使原文书文件作废，请使用重新生成的文件。

模板名称和按钮名称与教程不同怎么办？

模板名称由制作人填写；“文书”“使用”等称呼可能已在业务术语中修改。本教程按默认名称描述，按对应含义寻找入口即可。