传统文书从模板到 PDF 的完整流程

开始前准备

这篇适合第一次使用、需要了解电脑与手机如何配合的人员。已有模板包时，不必重新制作模板，可从手机安装开始。

• 一台满足下载页系统要求的 Android 手机，以及已完成邮箱确认、具有相应使用权限的账号。
• 一个来源可靠的 .swsp 模板包。APP 不预装业务模板，也不会在登录后自动获得全部模板。
• 自行制作时，另准备 Windows 10 / 11 的 64 位电脑和传统文书模板编辑器。
• 模板所需字体及其合法使用许可。字体需在手机单独导入，不随模板包自动安装。

业务资料保存在本机。账号登录和每次生成文书前需要联网校验授权，不应按完全离线软件使用。具体试用及购买条件见服务条款。

1. 准备并安装模板

已有模板包

把文件传到手机，在 APP“模板 → 模板库 → 安装模板包”中选择它。核对模板名称、编号、页面和字体提示后安装，并打开模板详情检查预览与启用状态。缺字体时，到“模板 → 字体”导入。

没有模板包

1. 在 Windows 编辑器“文件 → 新建模板包”中填写名称。
2. 在“信息项和信息组”中设置要填写的资料，把固定正文与信息占位符放入模板页。正文必有一页，按需要增加物品清单页或附页。
3. 在“模板包设置 → 检查模板包”修正错误，核对所用字体，再通过“文件 → 保存模板包”保存。
4. 把保存的 .swsp 文件和已获许可的字体文件交给手机，再按上面的安装步骤操作。

详细版式操作见Windows 横排、竖排模板制作；传文件与更新的方法见模板包安装和更新。

2. 填写一笔演示订单

1. 在“资料 → 客户资料”建立下单客户。本教程使用“演示客户甲”，不使用真实客户信息。
2. 进入“订单”，点击右上“新建”，填写订单名称，选择客户，再选择已启用的模板。
3. 查看模板小预览，确认是需要的版式。选择使用日期，填写模板要求的信息项和信息组；必填内容补全后保存。
4. 如果模板包含物品清单，在订单详情中编辑物品并保存。使用信息组时，逐条检查每行资料，不要只检查第一行。

具体字段由模板决定。模板预览显示版式和占位符，并不是已经填写完成的正式文书。

3. 核对、生成与交付

1. 订单保存后，在详情左下点击“分享资料 → 分享核对信息”。这一步无需先生成正式文书，也不会改变订单阶段。
2. 请客户核对核对清单中的文号、日期、具体信息和物品。发现错误时先修改订单，再生成新的核对清单。
3. 核对无误后点击“生成文书”。APP 在线校验授权，在本机生成 PDF；生成成功后订单进入待签章。
4. 点击“分享资料 → 分享文书”，在系统分享面板选择接收应用，或保存到自己能找到的位置。正式交付前打开 PDF，检查字体、分页和内容。
5. 打印并实际签章后再确认签章，实际使用后再标记已使用。按真实进度处理，不必为了分享文件提前完成流程。

共用账号不会自动同步客户、订单、模板和 PDF。建议定期使用“我的 → 备份与恢复”；备份不包含可重新生成的文书文件，重要成品另行保存。详见备份与恢复帮助。

常见问题

只用手机可以吗？

已有可用模板包时，可以在手机安装后办理日常订单；设计或修改复杂版式要用 Windows 编辑器。官网下载安装软件，不等于已安装模板。

同一个模板可以重复填写吗？

可以。模板定义固定版式，每笔订单单独保存资料。需要使用某一历史订单的可复用信息时，先核对来源内容，不要把旧日期或旧资料当作本次资料。

生成后发现内容有错怎么办？

在订单右上“操作”中退回待生成，再修改并重新生成。退回会让原文书文件作废，不能继续把旧文件当作最新结果。

模板名称和按钮名称与教程不同怎么办？

模板名称由制作人填写；“文书”“使用”等称呼可能已在业务术语中修改。本教程按默认名称描述，按对应含义寻找入口即可。